|
Tutorials
On this page you will find
some tutorials on topics related to the use of the tool, schecdule creation
and interpretation of analytical results.
Using
the tool
Interpreting
the report data
Using
Report Data
Tutorial
1 - Utilizando the Tool
First it is necessary that
your MS Project 2003 file was saved in XML format (File / Save As / XML).
Once you got your XML file, go on Tool page, click the file button, find
where this schedule will be in your machine and click Send.
At this time, the system will
upload your file, and follow the following steps:
- Verification on consistency
and file formatting
- Verification of the file
information
- Earned Value Analysis of
the data
- Generation of the report
with results
- Redirect to a page that
displays the results.
This system has some initial
checks to ensure the accuracy of the data generated, thus, in steps 1
and 2 the file may be rejected in the processing by any of the following
reasons:
- Arquivo em formato diferente
do MS Project 2003 (é feita uma verificação da estrutura XML do arquivo)
- Arquivo no formato correto,
mas sem dados de tarefas, recursos, atribuições, baseline ou calendários.
Todas essas informações são necessárias para a análise de valor agregado.
- Falta de algum dado essencial
à geração das informações (exemplo: valor hora de algum recurso, baseline
de alguma tarefa, etc).
Gerando um cronograma no
MS Project que permita seu envio ao sistema de análise de valor agregado
Para que seja realizada a análise
de valor agregado de um projeto, são necessários diversos dados do mesmo
e a forma com a qual o sistema espera receber essas informações é por
meio de um cronograma.
Durante a fase de testes do
sistema foi necessária a geração de inúmeros cronogramas, de forma que
pode se imaginar um "roteiro" para a criação de um cronograma modelo para
análise de valor agregado.
Importante:
Esse roteiro não pretende encerrar as possibilidades que o modernos gerenciamento
de projetos provê, uma vez que ele foi baseado nas limitações do sistema
e não no estado da arte do gerenciamento de projetos. Da mesma forma,
se você não possui familiaridade algum com o MS Project recomendamos fortemente
que procure na literatura técnica livros referencia, pois este breve tutorial
não tem a pretensão de ser um curso expresso.
O MS Project é uma ferramenta
que provê a possibilidade de inclusão, alteração, customização e eliminação
de suas colunas ao gosto do gerente de projetos. Para atender a finalidade
deste texto, acreditamos que o modelo 1, disponível para download aqui
possui um conjunto básico de colunas que pode ser utilizado para o acompanhamento
dos passos a seguir:
- Criar as tarefas alinhando
seus níveis de tarefas e sub-tarefas.
- Adicionar comentários e
links às tarefas se for o caso.
- Definir a carga de trabalho
das tarefas (em horas ou dias)
- Definir a precedência das
tarefas
- Definir os recursos responsáveis
por cada tarefa
- Atualizar os calendários
com feriados, folgas e dias não úteis em que haverá expediente excepcional
- Atualizar, caso necessário,
calendários para recursos específicos
- Definir a data de início
do projeto
- Definir a carga de trabalho
de cada recurso em cada tarefa
- Salvar uma linha de base
Tutorial
2- Interpretando os dados do relatório
O relatório gerado pela ferramenta,
possui várias informações úteis ao gerente de projetos, e estão divididas
em 7 seções principais:
- Dados Gerais
- Resumo
- Situação Atual do Projeto
- Projeção para o Projeto
- Índice de Desempenho de
Cronograma
- Índice de Desempenho de
Custos
- Valor Agregado
A seguir são detalhados cada
campo do relatório:
Dados Gerais
Esta seção do relatório traz
informações gerais sobre o projeto como seu nome, o arquivo que foi submetido
à análise, nome do gerente, da empresa, a data inicial do projeto e a
data em que a análise de valor agregado foi realizada.
Caso alguma destas informações
não seja encontrada no cronograma enviado, a mensagem "não há no XML"
é mostrada em seu lugar. Esta observação não se aplica, obviamente, aos
campos de nome do arquivo XML, data inicial do projeto (informação obrigatória
no conteúdo do XML) e a data da análise de valor agregado que é gerada
pela ferramenta.
Resumo
O quadro de resumo, traz os
valores calculados para os onze indicadores da análise de valor agregado,
sem maiores detalhes ou explicações.
Situação Atual do Projeto
Esta seção apresenta os 08
primeiros indicadores da análise de valor agregado, seus resultados calculados
e uma breve explicação de seu significado.
Projeção para o Projeto
De forma similar à seção anterior,
esta apresenta os dados para os indicadores que estão relacionados com
as previsões para o futuro do projeto, baseado no desempenho atual do
mesmo.
Índice de Desempenho do
Cronograma
Como sabemos, o SPI (ou índice
de desempenho do cronograma) nos traz uma indicação de se o projeto está
ou não em dia com o que foi planejado em termos de andamento do cronograma.
Caso o SPI do projeto seja inferior a 1, isso indica que uma ou mais tarefas
estão atrasadas e impactando este indicador.
Esta lista traz a relação das
tarefas que estão impactando o SPI, sejam elas tarefas que, no momento
da análise, deveriam ter sido concluídas e não foram ou não tenham sido
sequer iniciadas.
Cada tarefa traz o número da
linha onde ela aparece no cronograma, seu nome, seu responsável, a data
de término prevista, o percentual de conclusão e um flag que indica se
ela já deveria ter sido concluída até a data da análise.
Índice de Desempenho de
Custos
Como sabemos, o CPI (ou índice
de desempenho de custos) nos traz uma indicação de se o projeto está consumindo
dinheiro na medida do que foi planejado. Caso o SPI do projeto seja inferior
a 1, isso indica que o projeto gastou mais do que havia sido planejado,
impactando este indicador.
Esta lista traz a relação das
tarefas que estão impactando o CPI e cada tarefa traz o número da linha
onde ela aparece no cronograma, seu nome, seu responsável, seu valor estimado
(planejado), o valor efetivamente consumido, o percentual de conclusão
e a previsão de custo da tarefa (por meio de uma regra de três simples).
Valor Agregado
Cada tarefa realizada, ao todo
ou em parte, agrega valor ao projeto. Idealmente, uma tarefa agrega de
valor ao projeto exatamente o que havia sido planejado de custo para a
mesma. Assim, uma tarefa que havia sido planejada em R$ 1.000,00 ao seu
término deveria agregar R$ 1.000,00 ao projeto, mas isso nem sempre acontece.
Tarefas que demoram mais do
que deveriam para ser concluídas consomem mais recursos do que poderiam,
dessa forma uma tarefa que deveria consumir R$ 1.000,00 pode, hipoteticamente,
consumir R$ 2.000,00 ou mais, mas ainda assim agregará apenas os R$ 1.000,00
planejado ao projeto.
Assim, esta tabela traz a relação
de todas as tarefas do cronograma que geraram algum valor ao projeto de
acordo com seu percentual de conclusão.
Tutorial
3 - Utilizando os dados do Relatório
De acordo com a teoria, as
informações da análise de valor agregado passam a ter algum significado
ao gerente de projetos a partir de 15% de conclusão do projeto. Suponha
que a partir deste percentual e a cada período (semana, quinzena, mês,
etc.) seja feita uma nova verificação no projeto.
Indicadores como o SPI e CPI
sozinhos provêem uma visão muito boa do andamento do projeto. Desvios
destes indicadores em volta do numero 1 (para cima ou para baixo) indicam
problemas em se realizar o que foi planejado e podem acarretar em problemas
no futuro do projeto. Gerentes e executivos que tem sob seu comando uma
grande quantidade de projetos podem optar por verificar apenas estes dois
indicadores de todos os projetos. Dessa forma, eles entrariam no detalhe
apenas para os projetos que estejam apresentando problemas otimizando
seu tempo.
Uma das mais simples forma
de se acompanhar no detalhe o andamento do projeto é utilizando um gráfico
que mostre uma linha para o que foi planejado gastar, uma outra para que
o que foi efetivamente gasto e uma terceira para o que se agregou ao projeto
com o que foi gasto.
Esta ferramenta, no entanto,
não armazena dados de nenhum cronograma enviado - stateless - e assim,
a cada nova submissão de um cronograma é gerada uma nova "fotografia"
do projeto.
Os gerentes de projetos podem
então, a partir de uma coleção destes dados ao longo do tempo, gerar uma
curva para que seja feito o acompanhamento também visual do projeto com
o auxilio de alguma planilha eletrônica como o Excel.
|